Standaardiseren, Zorgpad in kaart brengen

Heb je nog geen specifiek zorgpad voor ogen waarbij je standaardiseren van zorg wilt toepassen of doorontwikkelen? Gebruik de volgende criteria om een lijst met mogelijke zorgpaden op te stellen en maak een keuze:  

• Het enthousiasme en de ambitie van zorgprofessionals om de zorg te verbeteren.  
• Het aantal deelnemende ziekenhuizen aan de benchmark.
• De ziektelast die gepaard gaat met de aandoening. 
• Het verwachte verbeterpotentieel en de verwachte impact.
• De beschikbaarheid van (extra) financiering. 

• Maak gebruik van bestaande kennis en ervaring met het verbeteren van zorg in je zorginstelling. 
• Kijk ook naar goede voorbeelden van het verbeteren van zorg uit andere instellingen en landelijke programma’s zoals Uitkomstgerichte Zorg.
• Doe inspiratie op in de (internationale) medisch wetenschappelijke literatuur over het verbeteren van zorg, bijvoorbeeld via PubMed.
• Je kunt kleinschalig beginnen met standaardiseren van zorg. Dus ook met weinig budget of tijd kun je aan de slag.

De programmamanager  inventariseert samen met de coördinatoren waardegedreven zorg de criteria, de stuurgroep beslist welk zorgpad wordt geselecteerd. 

In iedere zorginstelling stel je per zorgpad een team samen, bestaande uit een medisch leider, verpleegkundig(e) leider, projectleider en data-analist. Dit team wordt in de volgende actie verder uitgebreid. 

Benoem – in geval van een samenwerking van meerdere zorginstellingen – een overkoepelend medisch leider (lead medisch leider), verpleegkundige (verpleegkundig leider), projectleider (zorgpadlead) en data-analist (lead data-analist).  

De lead medisch leider, verpleegkundig leider en zorgpadlead zijn verantwoordelijk voor de vormgeving en aansturing van de zorgpadvernieuwing. Zij vormen samen met de lead data-analist het kernteam van het zorgpad.  

Vorm daarnaast samen met zorgverleners het kernteam dat het zorgpad ontwikkelt. Kies de juiste combinatie van zorgpadlead en evt. service designer op basis van het type hybride zorgpad.

Stel desgewenst in elke zorgstelling twee medisch leiders aan, bijvoorbeeld bij aandoeningen waarbij meerdere specialismen zijn betrokken.

De coördinator waardegedreven zorg in de zorginstelling en de programmamanager voor het Santeon programmabureau. 

In elke zorginstelling vormen de medisch leider, verpleegkundige, projectleider en data-analist de kern van het multidisciplinaire verbeterteam.  Dit team bestaat daarnaast uit andere zorgprofessionals (apothekers, paramedici, etc.) en patiënten. Zorg dat expertise vanuit elk betrokken discipline vertegenwoordigd is. Multidisciplinariteit zorgt voor verschillende invalshoeken, moedigt onderlinge discussie aan en stimuleert om kritisch naar je eigen zorgaanpak te kijken. 

Voor een goede borging (zie stap 5) is het van belang om vanaf de start ook het zorgmanagement te betrekken. Het zorgmanagement moet de verantwoordelijkheid krijgen, voelen en nemen voor de realisatie van de borging en het continu verbeteren van de zorg in het eigen ziekenhuis. 

Zorg dat collega’s van de vakgroep of afdeling die geen onderdeel zijn van het team, ook op de hoogte zijn van de resultaten, doelen en toekomstplannen rondom het standaardiseren van zorg. 

• Vertrek vanuit de positieve resultaten van het vernieuwen van zorgpaden voor zorgverleners en patiënten en benadruk deze. 
• Zorgverleners krijgen voortdurend vernieuwingen op zich af. Als het onduidelijk is wat het nut van veranderingen is, worden ze met tegenzin uitgevoerd of beklijven ze niet. Zorg dat het voor het team duidelijk is waarom je de zorg wilt standaardiseren. 
• Betrek zo mogelijk leden van de cliëntenraad, patiëntadviesraad, het verpleegkundig stafbestuur, het Medisch Specialistisch Bedrijf of de raad van bestuur om te bespreken hoe het ziekenhuisbeleid waardegedreven zorg kan stimuleren. 

Coördinator waardegedreven zorg, samen met de lokale projectleiders. 

Patiënten nemen actief deel aan het verbeterteam, zodat hun ervaringen, kennis en wensen centraal staan. Idealiter zijn één of meerdere patiënten betrokken die onder behandeling zijn in het eigen ziekenhuis. De projectleider ondersteunt dit proces, bijvoorbeeld door gezamenlijke voorbereiding en nabespreking.  

In de praktijk blijkt deelname van patiënten aan het verbeterteam soms lastig. Zo kunnen CVA-patiënten door de ernst van hun aandoening niet altijd zelf deelnemen. Om het patiëntperspectief toch goed te borgen, is het advies deelname in duo te organiseren: een vertegenwoordiger vanuit de patiëntenorganisatie  samen met één of meerdere ervaringsdeskundigen. 

Patiëntvertegenwoordigers worden betrokken bij alle fasen van zorgverbetering (zie ook actie 4.1.2). Per stap wordt bekeken of directe deelname volstaat of dat aanvullende vormen nodig zijn, zoals een panel of enquête.

Lokale projectleiders voor patiënten uit de eigen zorginstelling. Zorgpadlead in geval van een patiëntenorganisatie. 

Ambitie drijft het standaardiseren van zorg. Om die ambitie te realiseren, is tijd, geld en expertise nodig. Breng daarom de randvoorwaarden in kaart: beschikbare capaciteit van zorgprofessionals, benodigde expertise, doorlooptijd, financiële middelen en samenwerkingen. Bespreek deze randvoorwaarden met de verantwoordelijken, zoals de zorgmanager en de medisch of verpleegkundig leider. Spreek af wie wat beschikbaar stelt en zorg dat alle betrokkenen akkoord gaan. 

Kun je niet aan alle randvoorwaarden voldoen? Leg dan de risico’s vast en bepaal samen hoe je deze accepteert of verkleint. Zo vergroot je de kans op een succesvolle vernieuwing van het zorgpad. 

Lokale projectleiders. 

In een zorgpad leg je het zorgproces, oftewel de organisatie van de zorg, voor een specifieke groep patiënten vast. Het is belangrijk om de patiëntselectie  zorgvuldig te definiëren, zodat deze een goede afspiegeling vormt van de groep waarop je wilt richten. Een goede patiëntselectie draagt ook bij aan het verzamelen van representatieve en bruikbare data. 

Door de patiëntreis  van een patiënt met een bepaalde zorgvraag te beschrijven, zie je in één oogopslag alle activiteiten die binnen dat zorgpad kunnen plaatsvinden, bijvoorbeeld welke onderzoeken, behandelingen en keuzemogelijkheden er zijn.  

Om een zorgpad te vernieuwen, breng je eerst het huidige zorgpad zorgvuldig in kaart (zorgpad “as is”). Dit kan met behulp van Metro Mapping. Daarmee worden ook de verschillen tussen zorginstellingen in het zorgpad zichtbaar.  

• Wat is er al? Check voordat je start of er al uitgewerkte zorgpaden en andere bruikbare voorbeelden beschikbaar zijn. 

• Maak het zorgpad niet meteen te gedetailleerd. Kijk naar veelvoorkomende stappen. 

Zorgpadlead i.s.m. lokale projectleiders. 

Door uitkomsten te koppelen aan een Metro Map, wordt duidelijk welke stappen in een zorgpad bijdragen aan betere zorguitkomsten, wie erbij betrokken zijn en waar verbeteringen mogelijk zijn. Zo versterken waardegedreven zorg en Metro Mapping elkaar.  

Nadat het zorgpad voor een specifieke patiëntgroep in kaart is gebracht, wordt een uitkomstenset opgesteld. Een uitkomstenset bevat uitkomst-, kosten- en procesindicatoren. 

Met uitkomstindicatoren bedoelen we medische en door de patiënt gerapporteerde uitkomsten (PROMs). Patiënten zijn betrokken bij het opstellen van de set om er zeker van te zijn dat uitkomsten die voor de patiënt belangrijk zijn in de uitkomstenset staan. Bij het opstellen wordt zoveel mogelijk gebruikgemaakt van bestaande indicatoren, zoals van het International Consortium for Health Outcomes Measurement (ICHOM). Sluit waar mogelijk ook aan bij de landelijke uitkomstensets van het programma Uitkomstgerichte Zorg (UZ). De uitkomstenset creëert daardoor zo min mogelijk additionele registratielast en sluit aan bij bestaande, gevalideerde standaarden. Op deze manier is het mogelijk om in de toekomst uitkomsten ook (inter)nationaal te vergelijken.  

• Bekijk per zorgpad of er een patiëntenorganisatie bestaat die bereid is betrokken te worden bij het opstellen van de uitkomstenset. 

• De zorgactiviteiten binnen het zorgpad vormen de basis voor de kostprijsberekening. Analyseer welke activiteiten de grootste kostendrijvers zijn en welke het vaakst voorkomen. Stel aan de hand van deze analyse de kostenindicatoren op. 

• Registreer niet meer, maar slimmer, zodat je data voor meerdere doeleinde kan gebruiken. 

• Haak collega’s van Zorgverkoop tijdig aan. Zij zijn essentieel voor het vertalen van zorgpadvernieuwingen naar passende afspraken met zorgverzekeraars. Vroege afstemming helpt voorkomen dat de verkeerde prikkels worden beloond, zoals het sturen op volume in plaats van kwaliteit. 

Kernteam in overleg met de multidisciplinaire verbeterteams. 

Start het vernieuwen van het zorgpad met een bijeenkomst voor alle betrokken zorgprofessionals. Het doel is om iedereen goed te informeren en actief te betrekken bij het traject.  

Tijdens de bijeenkomst: 

• Bespreek je de verschillende rollen en maak je afspraken over samenwerking.  

• Bespreek je de opgestelde uitkomstenset. 

• Bespreek je het huidige zorgpad en de verschillen tussen de zorginstellingen.  

• Vorm je gezamenlijk de eerste ideeën voor standaardisatie van het zorgpad. 

Bekijk, afhankelijk van je wensen en mogelijkheden, hoe intensief je de zorgpadvernieuwing aanpakt. Plan op basis hiervan een reeks terugkerende bijeenkomsten in.  

Zorgpadlead. 

Nadat de patiëntselectie en de uitkomstenset zijn vastgesteld, verzamelen de data-analisten van de zorginstellingen de benodigde data over een vooraf vastgestelde periode. Vraag, indien nodig, vooraf toestemming voor het gebruik van de data.  

Is het niet haalbaar om direct alle uitkomstindicatoren te verzamelen? Prioriteer dan de belangrijkste indicatoren. 

Data-analisten. 

Start de dataverzameling voor de nulmeting. De nulmeting is één van de eerste stappen in het verbeter- en veranderproces. De nulmeting zal herhaald worden, om zo zicht te krijgen op de impact van de ingezette interventies.  

Benodigde gegevens zijn vaak in verschillende systemen opgeslagen, definities moeten zeer nauwkeurig worden afgestemd en de systemen zijn niet altijd volledig en eenduidig gevuld. Medisch en verpleegkundig leiders zijn daarom nauw betrokken bij het valideren van de data. 

Betrouwbare data is van belang, maar perfecte data is niet altijd nodig om van elkaar te leren. Belangrijker is de wil om samen te verbeteren en het vertrouwen in elkaar.

Data-analisten. 

PROMs (Patient Reported Outcome Measures) zijn vragenlijsten waarmee patiënten zelf hun klachten en kwaliteit van leven rapporteren, zoals pijn en vermoeidheid. Ze meten niet-objectieve uitkomsten die alleen via de patiënt kunnen worden vastgesteld. Er zijn generieke PROMs voor algemene klachten en ziektespecifieke PROMs voor specifieke aandoeningen.  

PROMs ondersteunen individuele zorg, samen beslissen, kwaliteitsverbetering en onderzoek. Door PROMs en klinische uitkomsten in dashboards te visualiseren, krijgen patiënten inzicht in hun gezondheid en ziekteverloop.  

Studies tonen aan dat PROMs de communicatie verbeteren en kwaliteit van leven van patiënten verhogen. De introductie van PROMs is maatwerk, met duidelijke doelen en doelgroep bepaling voor de juiste selectie.  

Het Santeon Stappenplan PROMs (zie tools) biedt praktische handvatten om te starten met PROMs. 

Zorg dat PROMs zichtbaar waarde hebben voor de patiënt. Vraag ze alleen uit als je de uitkomsten ook actief bespreekt en benut in de spreekkamer.

Zorgpadlead.