Borgen en opschalen

Het borgen van een zorgpadvernieuwing zorgt ervoor dat samen beslissen vanzelfsprekend wordt binnen het zorgpad. Het wordt een duurzame standaard in het zorgteam én voor de patiënt, met voorspelbare en betrouwbare uitvoering, los van wie het consult voert. Een goede borging zorgt er daarnaast voor dat materialen en acties  vast onderdeel worden van de werkwijze.

Projectleider i.s.m. de stakeholders.

In deze stap borg je samen beslissen: je zorgt dat het uitvoeren én verbeteren ervan op sleutelmomenten een vanzelfsprekend onderdeel blijft van het dagelijkse zorgproces. Door voortdurend te kijken welke acties van zorgverleners en patiënten nodig zijn om samen beslissen met uitkomstinformatie te versterken, blijft het onderwerp levend. Dit bereik je onder andere door:

• Taken vast te leggen in protocollen, het EPD en werkprocessen
• Herinneringen en ondersteunende materialen in de spreekkamer te plaatsen
• Kosten, zoals voor keuzehulpen, op te nemen in de begroting

Belangrijke partners hierbij zijn:

• Zorgmanagers
• Medische en verpleegkundige leiders
• Het leerhuis of de academie
• Afdeling Kwaliteit

• Zorg voor ’nudges’ in het zorgproces en/of de werkoverleggen. Een nudge is een subtiele stimulans om iemand op de gewenste manier te laten gedragen. Een voorbeeld is spreekkamermateriaal zichtbaar neerleggen om gebruik te stimuleren.
• Koppel de uit te voeren taken van samen beslissen aan bestaande routines en overleggen. Dit wordt ook wel ’atomic habits’ genoemd. Een bestaande routine wordt met één extra stapje uitgebreid. Een voorbeeld betreft het bespreken van de samenvatting van een keuzehulp in een MDO. Of agendeer in een teamoverleg of afdelingsoverlegde feedback van patiënten over samen beslissen.
• Het evalueren en verbeteren van een zorgpad is niet een eenmalig project maar dient continue onder de aandacht te blijven.

Projectleider.

Ook de wijze van ondersteuning van patiënten in hun rol bij samen beslissen moet worden ingebed. Borging hiervan kan bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat de materialen die hiervoor nodig zijn, voorradig zijn en op het juiste moment worden  aangeboden. En door vast te leggen wanneer een patiënt wordt betrokken, op welke manier en door wie. Bijvoorbeeld voorafgaand aan het consult, middels de  afspraakbevestiging, worden patiënten geïnformeerd over samen beslissen en het belang van hun wensen en voorkeuren door een link naar een animatiefilmpje over samen beslissen.

Projectleider samen met patiëntvertegenwoordiger.

Om samen beslissen met uitkomstinformatie op niveau te houden of verder te verbeteren, is structurele feedback nodig van patiënten en zorgverleners. Deze feedback gaat over hoe vaak en hoe goed samen beslissen wordt toegepast én over de uitkomsten ervan. Richt hiervoor een continue evaluatie in, waarbij feedback cyclisch wordt verzameld, besproken en gebruikt voor verbetering. Dit kan dezelfde informatie zijn als bij actie 4.1.1, zoals:

• Gebruikscijfers van keuzehulpen
• Consultanalyses
• Patiëntfeedback
• Proces-KPI’s, zoals % geschoolde zorgverleners

Bepaal:

• Wie de feedback verzamelt.
• Hoe en wanneer dit gebeurt.
• Waar de data wordt opgeslagen.
• In welke overleggen feedback wordt besproken.

Gebruik eventueel de evaluatiekaart samen beslissen (zie tools).

Het zorgteam en de zorgmanager.

Continu verbeteren van samen beslissen wordt ingebed in de lokale PDCA-cyclus, van afdeling tot bestuursniveau. Dit kun je als volgt organiseren:

• Neem samen beslissen op in de visie op het verlenen van uitkomstgerichte en passende zorg.
• Spreek af in welke overleggen de feedback en eventuele cijfers over samen beslissen met uitkomstinformatie besproken worden en vertaald worden naar verbeteracties.
• Maak het uitvoeren van de verbeteracties onderdeel van een lokaal plan, zodat de uitvoering ervan geborgd is.
• Neem samen beslissen op als een vast agendapunt in afdelingsoverleggen, teamoverleggen en/of themabijeenkomsten. Bespreek de voortgang van het lokale plan en deel geleerde lessen met elkaar.
• Betrek een patiëntvertegenwoordiger bij het evalueren, benoemen, prioriteren en oppakken van verbeterpunten.

Je kunt hierbij gebruik maken van de Plan-Do-Check-Act cyclus.

De zorgmanager is samen met de vertegenwoordiging van de medische- en verpleegkundige staf en bestuurders verantwoordelijk voor het organiseren van continu verbeteren van samen beslissen in de lokale ziekenhuisorganisatie.

Betrek enthousiaste zorgverleners die al eerder aan de slag zijn gegaan met samen beslissen. Vraag hen zich in te zetten als ambassadeur zodat ze hun (nieuwe) collega’s kunnen blijven enthousiasmeren en het thema kunnen agenderen op afdelingsoverleggen, themabijeenkomsten of andere gezamenlijke sessies. Vaak zie je tijdens het doen van de scholingssessies al welke zorgverlener de rol van ambassadeur leuk zou vinden om op te pakken.

Projectleider en werkgroep.

Om de scholing van samen beslissen te borgen is het opzetten van een train-de-trainerstructuur behulpzaam. Door trainers op te leiden zorg je als zorginstelling dat je een poule van trainers beschikbaar hebt die de training samen beslissen kunnen geven aan zorgverleners. Een trainer kan een zorgverlener of zorgprofessional zijn (iemand van de afdeling kwaliteit en veiligheid). Daarnaast kun je met het leerhuis of de academie afstemmen hoe je de train-the-trainer precies wilt inrichten. Ga je trainingen geven met of zonder een trainingsacteur bijvoorbeeld.

Projectleider, samen met leerhuis of de academie.

Borg de scholing van nieuwe medewerkers via een trainingsstructuur. Dit kan je doen door de scholing op te nemen in het inwerk- en personeelsbeleid. Zorg dat nieuwe medewerkers zich bijvoorbeeld kunnen inschrijven op een training samen beslissen via het leerhuis of de academie van de instelling. Daarnaast kunnen ze de e-learnings samen beslissen doorlopen, die te vinden zijn in stap 3.3.3. Stem met de afdeling af hoe nieuwe medewerkers geschoold worden en zorg dat helder is wanneer de fysieke scholingen voor nieuwe medewerkers ingepland staan.

Projectleider, samen met leerhuis of de academie.

Medewerkers die al geschoold zijn hebben wellicht behoefte aan een verdiepende training. Hierbij kun je denken aan het uitdiepen van één van de vier stappen van samen beslissen, bijvoorbeeld hoe je als zorgverlener de voorkeuren, waarden en context van de patiënt goed bespreekbaar kunt maken in het consult. Een andere manier is om jaarlijks een terugkommiddag te organiseren waarbij zorgverleners een consult hebben opgenomen en feedback ontvangen vanuit de trainer samen beslissen: wat ging goed en wat kan nog beter om samen met de patiënt beslissingen te nemen? Stem met het leerhuis of de academie af welke behoefte er is aan een verdiepende training en hoe jullie dit kunnen organiseren.

Maak als zorgverlener een eigen zakkaartje voor een keuzemoment, met eigen voorbeeldzinnen per stap in het gesprek. Er zijn diverse voorbeelden van zakkaartjes, zoals het zakkaartje over het gebruik van uitkomstinformatie bij samen beslissen.

Projectleider, samen met leerhuis of academie.

De aanpak zoals in dit stappenplan kun je ook toepassen op andere zorgpaden of sleutelmomenten binnen andere aandoeningen. In deze actie bekijk je hoe je je aanpak verder kunt opschalen binnen en/of buiten jouw zorginstelling. Eerst bepaal je het doel van de opschaling. Dit bepaalt welke stakeholders je moet overtuigen van de nieuwe manier van werken en het belang van opschalen. Bijvoorbeeld andere afdelingen, zorgverzekeraars of andere betrokken binnen en buiten jouw afdeling. Vervolgens breng je de opschaalbaarheid van de interventie in kaart.

Projectleider.