Zorgpadvernieuwingen ontwerpen

Breng in één of meerdere verdiepende sessies de kansen voor digitale zorgpadvernieuwing en eventuele pijnpunten in kaart. Zet de kansen vervolgens af tegen de verwachte impact. Doorloop hierbij de volgende stappen:​

• Identificeer nieuwe kansen op basis van behoeften van patiënten en zorgverleners.
• Kom in contact met andere ziekenhuizen en / of andere organisaties om bestaande initiatieven te presenteren en het kernteam te inspireren.

Kernteam i.s.m. service designer.

Bepaal waar in het zorgpad met hybride zorg de meeste impact kan worden behaald, op basis van de eerder in kaart gebrachte kansen. Dit kunnen meerdere momenten zijn. Werk vervolgens uit wat direct wordt opgepakt en wat op een later moment volgt.

Kernteam i.s.m. service designer.

Aan de hand van de Metro Map “as is,” heb je in stap 1 het zorgpad in kaart gebracht. Dit levert een toegankelijke versie van het zorgpad op, waarin je de kansen voor (digitale) zorgpadvernieuwing kan plotten. Hierdoor krijg je inzicht in de impact van deze vernieuwingen op het zorgpad; de Metro Map “to be”. Hiermee kun je vervolgens het nieuwe, uniforme hybride zorgpad uitwerken. De Metro Map vormt daarna de blauwdruk voor hoe het zorgpad er met de zorgpadvernieuwing, inclusief thuismonitoring, uit komt te zien. Vraag waar nodig feedback op bij zorgprofessionals.

Kernteam i.s.m. service designer.

Maak een globale inschatting van de verwachte impact van de digitale zorgpadvernieuwing. Zijn er meerdere vernieuwingen mogelijk? Kies dan voor de vernieuwing met de meeste impact. Om te beoordelen wat de impact is van de vernieuwing op het aantal vrijgekomen uren bij zorgprofessionals en afname in zorgactiviteiten kan je een impactanalyse uitvoeren.

Kernteam i.s.m. data-analist.

Leg de gekozen zorgpadvernieuwing en de impactinschatting voor aan het bestuur of management voor toetsing.

Zorgpadlead en medical lead kernteam.

In de Metro Map staat het uniforme hybride zorgpad uitgetekend. De volgende stap is om dit te vertalen naar een praktisch protocol voor thuismonitoring. Hierin beschrijf je de handelingen, acties, meetwaarden en bijbehorende acties voor zowel zorgverleners als patiënten. Het protocol vormt hiermee een blauwdruk voor hoe het zorgpad verloopt en hoe de monitoringsdienst ingericht kan worden. Het ontwikkelen van het protocol is een proces dat, door de complexiteit en afstemming, al snel een aantal maanden in beslag neemt.

Kernteam.

Beschrijf het proces voor het instromen en uitstromen van patiënten binnen het zorgpad. Leg hierin vast volgens welke inclusie- en exclusiecriteria patiënten wel of niet in aanmerking komen voor deelname, welke werkprocessen gevolgd dienen te worden voor het aanmelden of afmelden en welke informatie er in het aanmeldformulier van de patiënt moet komen. Neem indien van toepassing ook specifieke criteria op voor meetapparatuur.

In het medisch protocol leg je de inhoudelijke kaders vast. Aanvullend op de inclusie- en exclusiecriteria neem je hierin ook de subprotocollen per doelgroep op, en beschrijf je alle vragen en metingen die patiënten in de app krijgen (bijv. klachten en patiëntinformatie). Per vraag/meting licht je toe welke meet- en afkapwaarden er gelden. Vervolgens werk je in het monitoringsprotocol uit bij welke waarde welke vervolgactie plaatsvindt en hoe alarmen moeten worden opgevolgd door de lokale thuismonitoringsverpleegkundigen of het MSC*. Dit is een virtueel centrum vanuit waar de digitale zorgdiensten worden geleverd, zoals thuismonitoring. Neem aanvullend ook informatie over welke processen gevolgd dienen te worden in het geval van uitzonderingssituaties (inactiviteit, gemiste metingen, ireële metingen, meetapparatuur).

Stel alle benodigde patiëntcommunicatie op die nodig is om de thuismonitoringsdienst in gebruik te nemen, zoals bijvoorbeeld berichten t.a.v. leefstijladviezen en automatisch gegenereerde berichten. Schrijf de teksten op B1-niveau voor betere toegankelijkheid.

Kernteam.

Stel samen met de klinisch fysicus een pakket van eisen op voor de meetapparatuur. Deze substap is alleen nodig indien gebruikt wordt gemaakt van meetapparatuur (waaronder software as a medical device). Houd bij het opstellen van het pakket van eisen rekening met de eisen uit de MDR (Medical Device Regulation), zoals classificatie, veiligheid, prestaties en klinische evaluatie. Dit helpt om te borgen dat de apparatuur voldoet aan de Europese wet- en regelgeving en veilig ingezet kan worden. Bepaal aan de hand van het pakket van eisen, samen met de klinisch fysicus welke meetapparatuur de voorkeur heeft.

Kernteam i.s.m. klinisch fysicus.

Binnen de organisatie dient akkoord te worden gegeven op de voorgestelde meetapparatuur.

Klinisch fysicus i.s.m. CFO Zorg bij jou.

Formuleer samen met de service designer de wensen en eisen voor de benodigde patiëntenapp voor de thuismonitoringsdienst. Zo zorg je dat er een passende appaanbieder kan worden geselecteerd.

Kernteam i.s.m. service designer.

Vraag de appleveranciers om een demonstratie te geven van technische oplossingen die voldoen aan het pakket van eisen, tijdens een kernteamoverleg.

Zorgpadlead (coördinerend) service designer (uitvoerend).

Bepaal samen met de service designer welke appaanbieder de voorkeur heeft en leg dit vast.

Kernteam i.s.m. service designer.

De voorgestelde patiëntenapp moet passen binnen het beleid en mogelijkheden van de organisatie.

Service designer i.s.m. CTO Zorg bij jou.

Voor gebruik en toepassing van de gekozen patiëntenapp dient een (nieuw) contract met de aanbieder te zijn afgesloten.

Service designer (coördinerend) i.s.m. CFO Zorg bij jou (uitvoerend).

De service designer richt, samen met de leverancier, de patiëntenapp in op basis van de uitgewerkte patiënt- en zorgverlenersreis én de beschikbare content. Tijdens dit proces zorgen zij voor regelmatig overleg en korte terugkoppelingsmomenten, zodat het ontwikkelproces iteratief verloopt en er tussentijdse controle is op de inrichting.

Service designer.

Het kernteam toetst of de patiëntenapp voldoet aan de gestelde eisen. Ze beoordelen of de flow klopt, of de content juist staat en of de juiste signalen verschijnen. Waar nodig leggen zij dit voor aan een (lokale) zorgverlener of monitoringsverpleegkundige om de gebruiksvriendelijkheid te beoordelen.

Service design i.s.m. app-aanbieder.

Laat patiënten een conceptversie van de app testen om te beoordelen of de functionaliteit aansluit bij hun behoeften. Zo kan de app indien nodig, vóór livegang worden aangepast.

Service design i.s.m. kernteam.

Voer een prospectieve risico-inventarisatie en -analyse (PRIA) uit voor het hybride zorgpad. Breng risico’s en bijbehorende mitigerende maatregelen in kaart. De PRIA is doelgroep- en aandoening specifiek.

K&V i.s.m. kernteam.

Ontwikkel een folder voor gebruik in spreek- en/of wachtkamers. Dit materiaal biedt patiënten een laagdrempelige kennismaking met thuismonitoring. Schrijf de tekst op B1-niveau.

Kernteam.

Om snel live te kunnen gaan met het nieuwe hybride zorgpad, helpt het om parallel aan de ontwikkeling alvast van start te gaan met stap 3 ‘Implementeren en uitvoeren’. Denk bijvoorbeeld aan het voorbereiden van de zorgevaluatie. Zo benut je eventuele wachttijd slim.

Zorgpadlead i.s.m. lokale projectleiders.

Medical board o.l.v. zorgpadlead.