Implementeren en uitvoeren

Om thuismonitoring van goede kwaliteit mogelijk te maken, zorgt het kernteam voor passend trainingsmateriaal voor het MSC. Hierin delen zij:

• Het uniforme hybride zorgpadprotocol (zie stap 2.3), die de basis vormt voor de zorgpadspecifieke informatie.
• Een klinische les met onder andere:
  – Uitleg over de anatomie, fysiologie en pathologie.
  – Het effect van de levensstijl van de patiënt.
  – Gedrag en emoties die kunnen spelen.
  – Andere aandachtspunten voor de betreffende patiëntenpopulatie.

Kernteam i.s.m. met MSC.

Artsen en verpleegkundigen moeten getraind worden om de zorgpadvernieuwing eigen te maken. Het kernteam breidt het MSC-trainingsmateriaal uit met een instructiedocument met daarin een training in het gebruik van de app en de algemene werkprocessen van het MSC. Ook beschrijven ze in het document de rol van de zorgverlener in dit proces.

De acties en concrete aanpassingen voor het inrichten van het zorgpad volgens het ontworpen hybride zorgpad protocol, worden door het kernteam uitgewerkt in substap 3.3, waarna je dit in de training voor het MSC opneemt. De lokale projectleider vult het trainingsmateriaal waar nodig aan met invulling van lokale werkwijzen en afspraken.

Kernteam en lokale projectleiders.

Maak een overzichtelijk trainingsplan voor alle betrokkenen in het ziekenhuis, zoals verpleegkundigen, artsen, projectleiders en managers. Houd rekening met de verschillende informatiebehoeften en pas het trainingsplan hierop aan. Denk hierbij aan: praktische uitleg van de nieuwe werkwijze en een medisch-inhoudelijke training.

Lokale projectleiders.

Om de impact van de digitale zorgpadvernieuwing inzichtelijk te maken, richt je een evaluatie in naar het effect van hybride zorg op de schadelast, zorgactiviteiten en zorguitkomsten. Hiervoor dient de patiëntselectie helder te zijn, zodat je weet welke data je wil gaan gebruiken.

Kernteam i.s.m. data-analist zorgevaluatie.

Leg vast welke indicatoren je gebruikt om het effect van de zorgvernieuwing te meten. Formuleer hypotheses op basis van literatuur, bepaal de meetwaarden (zoals schadelast of consultfrequentie) en stel een analyseplan op waarmee je aangeeft hoe je de evaluatie uit gaat voeren.

Kernteam i.s.m. zorgevaluatie.

Voor gebruik van patiëntdata (in de vorige acties gedefinieerd) moet je vaak toestemming vragen bij een commissie binnen jouw organisatie. Vraag dit tijdig aan op basis van de eerder vastgestelde patiëntselectie en scorekaart.

Zorgpadlead (coördinerend) i.s.m. zorgevaluatie (uitvoerend).

Richt voor het monitoren van de voortgang een dashboard in, waar je relevante indicatoren voor het zorgpad in kaart brengt. Denk bijvoorbeeld aan het aantal poliklinische zorgactiviteiten of de schadelast.

Zorgpadlead i.s.m. zorgevaluatie en Power BI specialist.

Met hybride zorg willen we de kwaliteit, toegankelijkheid en betaalbaarheid van zorg verbeteren. Ook streven we naar een positieve impact op de werkvloer: meer patiënten helpen met dezelfde zorgcapaciteit. Om dit te bereiken, is het cruciaal dat er voldoende tractie is, bijvoorbeeld doordat deelnemers de app actief gebruiken. Richt daarom tijdens de livegang van het zorgpad de volgende drie onderzoeken in:

• een tevredenheidsonderzoek
• een patiënttevredenheidsvragenlijst
• een analyse van de app data.
  Breng hiervoor vooraf in kaart welke meetwaarden voor jouw zorgpad relevant zijn.

Zorgpadlead i.s.m. service designer.

Stel aan de hand van de impactanalyse en het uniforme hybride zorgpad (de Metro Map to be) zorgpadvernieuwingen vast die het ziekenhuis moet implementeren. Best practices uit het uniforme hybride zorgpad opbreken in losse acties maakt de benodigde transitie overzichtelijk en concreet. Wijs waar mogelijk ook concrete verantwoordelijkheden toe. Hoe concreter het doel, hoe beter de nieuwe werkwijze te implementeren is.

Kernteam.

Bepaal samen met het kernteam welke procesdoelen je kunt kwantificeren. Formuleer 3 tot 5 zorgpadtargets, zoals “80% van de patiënten wordt op de dag van OK opgenomen”. Deze targets maken het mogelijk om te sturen op resultaat.

Kernteam i.s.m. data-analist.

Vertaal de opgestelde centrale procesdoelen naar een concreet plan voor de eigen lokale situatie. In stap 1 is voor jouw ziekenhuis het huidige zorgpad al in kaart gebracht. Wat verandert er bij de implementatie van het hybride zorgpad? Welke procesdoelen (opgesteld in actie 3.3.1) zijn voor jouw ziekenhuis van toepassing en hoe ga je invulling geven aan deze acties? Maak het zo specifiek mogelijk en ken verantwoordelijkheden toe aan de verschillende rollen.

Lokale projectleiders.

Onderzoek welke factoren binnen jouw organisatie de implementatie van hybride zorg kunnen bevorderen of belemmeren. Dit helpt bij het bepalen wat nodig is om procesdoelen daadwerkelijk te behalen. Gebruik hiervoor een implementatieframework, zoals het model van Fleuren et al. (2004). Dit model geeft aan dat verschillende bevorderende en belemmerende factoren van invloed kunnen zijn op het invoeringsproces.

Lokale projectleiders.

Het resultaat van de stappen hiervoor is de oplevering van een uniforme centrale monitoringsdienst. De vervolgstap is om de lokale werkprocessen hierop in te richten, zodat deze hierop aansluiten. Maak daarom een overzicht van de lokale werkprocessen die geraakt worden door de zorgpadvernieuwing en maak een plan hoe je deze gaat laten aansluiten.

Een voorbeeld hiervan is de inrichting van de supervisie. Wanneer een monitoringsverpleegkundige niet bevoegd is om een patiëntsignaal zelfstandig af te handelen in het MSC, dient er een zorgverlener beschikbaar te zijn die kan meekijken en ondersteunen bij de beoordeling van de patiënt.Hoe zorg je ervoor dat de supervisie goed wordt vormgegeven en ingeroosterd?

Lokale projectleider.

Om patiënten goed van dienst te kunnen zijn, maak je een inschatting van het aantal patiënten dat je op korte termijn gaat monitoren. Deze informatie heb je nodig om te bepalen wat de benodigde inzet van monitoringsverpleegkundigen gaat zijn.

Zorgpadlead (coördinerend) lokale projectleider (uitvoerend).

Voor het gebruik van sommige appleveranciers of toepassingen van bepaalde functionaliteiten in de monitoringsdienst zijn koppelingen of inrichtingen in het EPD nodig. Schakel op tijd met de lokale functionele beheerder om dit in te richten.

Lokale projectleider i.s.m. functioneel beheerder.

Richt samen met de klinisch fysicus het gebruik van meetapparatuur in. Het voorstel van het kernteam staat uitgelegd in het uniforme hybride zorgpadprotocol.

Lokale projectleider i.s.m. klinisch fysicus.

Pas relevante informatie, zoals contactgegevens van het ziekenhuis, aan naar de lokale situatie.

Zorgpadlead (coördinerend) i.s.m. service designer (uitvoerend).

Breng de eerste lijn op de hoogte van de start van de hybride zorg met bijvoorbeeld een brief naar de huisarts/instelling.

Lokale projectleider i.s.m. de lokale communicatieafdeling.

Sla het geaccordeerde uniform hybride zorgpadprotocol op in het kwaliteitsportaal van het ziekenhuis, zodat dit voor betrokkenen toegankelijk is.

Lokale projectleider.

Geef een training aan zorgverleners en andere relevante betrokken. Gebruik hiervoor het eerder opgestelde trainingsmateriaal. Zorg ervoor dat zorgverleners een goed beeld hebben van hoe het zorgpad in de praktijk werkt en welke rol met bijbehorende acties ze op welk moment hebben.

Lokale projectleider.

Voordat het zorgpad live gaat, is het belangrijk om een volledige dry run uit te voeren. Doorloop hiervoor, samen met het team, het hele proces van de monitoringdienst alsof een patiënt het doorloopt. Kijk zowel naar het technische, administratieve en klinische perspectief. Controleer daarnaast of alle onderdelen werken: denk aan de appregistratie, het berichtenverkeer, de meetwaardenverwerking en opvolgacties door het MSC en de betrokken zorgafdeling. Gebruik deze oefening om knelpunten op te sporen en aanpassingen te doen vóór de daadwerkelijke livegang.

Lokale projectleider.

Voer vlak voor de livegang een check-in uit om te controleren of alle essentiële stappen zijn afgerond. Denk aan juridische vereisten, zoals het ondertekenen van benodigde contracten en of alle geïdentificeerde risico’s waar actie nodig is, zijn uitgevoerd. Hiermee voorkom je dat belangrijke stappen worden overgeslagen en zorg je voor een soepele en verantwoorde start van het hybride zorgpad.

Zorgpadlead.

Zodra de eerste meting via de monitoringsdienst wordt ingevoerd, is het zorgpad officieel live. Gefeliciteerd! Loop de eerste dagen actief mee op de werkvloer om zorgverleners te ondersteunen. Zo kun je direct vragen beantwoorden, knelpunten signaleren en kansen voor verbetering aan de thuismonitoring herkennen. Deze observaties bieden waardevolle input voor de vervolgstappen in het proces en zorgen voor een soepele overgang naar hybride werken. Dit biedt meteen een mooie opstap voor stap 4.

Lokale projectleider.

Sta stil bij dit belangrijke moment en vier de livegang samen met het team. Breng het kernteam op de hoogte van de mijlpaal en informeer de afdeling communicatie om te kijken of ze hier aandacht aan kunnen besteden, bijvoorbeeld via een nieuwsbericht. Het vieren van de livegang versterkt het teamgevoel, laat waardering zien voor ieders inzet en vergroot het draagvlak voor de verdere implementatie van het hybride zorgpad.

Zorgpadlead (coördinerend) lokale projectleider (uitvoerend).

Stel een informatiepakket samen om andere instellingen te informeren over het nieuwe hybride zorgpad en de bijbehorende mogelijkheden. Dit pakket bevat onder andere de Metro Map, het uniform protocol en een onepager waarin helder staat beschreven wat de zorgpadvernieuwing inhoudt en welke voordelen of resultaten dit oplevert.

Team communicatie i.s.m. de zorgpadlead.

Vanuit Zorg bij jou zorgen we ervoor dat andere ziekenhuizen het zorgpad kunnen overnemen door een volledig implementatiepakket samen te stellen. Dit pakket bevat onder andere een ingerichte patiëntenapp, de Metro Map, het uniform zorgpad protocol en trainingsmateriaal. Omdat Zorg bij jou een coöperatie is, kunnen ook niet-Santeon ziekenhuizen aansluiten bij de centrale monitoring. Deel het complete pakket met team implementatie, zodat zij het beschikbaar kunnen stellen aan geïnteresseerde instellingen en ondersteuning kunnen bieden bij de uitrol.

Zorgpadlead.